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如何最大化您的視訊會議室使用率和提高回報率

Posted by David Liu on 2015-04-15 17:00:07

 

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擁有高清晰度視訊會議室幾乎是所有組織—由政府和非政府組織到中小企, 到跨國企業的現存標準。典型的視訊會議室投資包括高清晰度視訊會議終端設備、照明設備、語音系統、高清晰度投射器或電視螢幕和控制系統。雖然該投資是十分龐大, 但是顧能 (Gartner) 的研究指出9成視訊會議系統的容量其實未被使用, 並估計每個會議終端設備每一個工作天 (10小時) 平均只被使用45分鐘。*

比較理想的是組織們應在每一個工作天(10小時)平均使用每個會議終端設備2小時。依照這個速度, 由於節省了出行開支, 投資回報時間將大大縮短至1年。如果組織們每一個工作天能使用每個終端設備超過2小時, 決策準備時間將會縮短, 節省成本, 並且帶來生產力的提升和通過與客人的互動創造收入。

 

 

 

 

不過, 為甚麼視訊會議室的使用率是這麼低的?

以下是一系列引致較少使用會議室系統的原因:

  • 很難管理, 需要資訊科技人員協助安裝和支援視訊通話。試想像您希望與您的商業夥伴進行視訊通話, 您需要分辨您的IP是私有IP (這不是真正的IP, 不能用來通話), 還是公用IP。
  • 限於指定位置和辦公時間。這對於需要與其他時區進行會議的人來說是十分不方便的。您或許不希望為了與您亞太地區辦公室的同事進行視訊會議通話, 在早上6時回到辦公室。如果您能直接在家中利用智慧型手機參與視訊通話, 這會更有效率。
  • 需要盡早預約, 以免時間上有衝突。視訊會議室顯然是有限的資源, 需要盡早預約才能使用, 很難臨時進行通話。

為了提升視訊會議室系統的使用率, 整個視訊會議網路需要對用戶更方便。

  • 自助服務— 用戶可以隨時進行視訊會議, 而不需預約會議室。
  • 按鍵進行會議— 不需記住很長的遠距與會者終端IP 地址, 只需撥打分機號碼。
  • 避免資訊科技人員的支援/ 候命— 輕易地進行視訊會議。

視訊會議系統的可達易用性越高, 其使用率便會越高。如何確保視訊會議系統在任何地方、時間和裝置上都能使用?

  • 連接您的視訊孤島到外面的世界— 向您的商業夥伴傳送會議存取碼, 使他們能從他們的SIP視訊終端設備打出。
  • 自攜設備, 轉化您的智慧型手機或平板電腦為視訊會議終端設備
  • 從行動裝置、筆記型電腦和網路瀏覽器撥入進行通話

一當您在公共互聯網上建立視訊會議網路, 新的挑戰出現了。來自WAN的攻擊可能帶給您一些風險。以下是典型的威脅:

  • 暴力破解您的戶口。駭客會嘗試猜度您的憑證資料。
  • 網上的掃描程式會尋找任何可撥入的視訊會議設備, 並會嘗試撥打給您, 阻礙您的通話。
  • 如果您向客戶提供的參與會議方式是沒有限制的, 如提供IP地址或SIP網址給客戶撥入您的會議室, 您有機會被同一客戶在期後撥入您的會議室, 竊聽您與供應商的對話。

總結而言, 您需要一個能讓您進行行動視訊會議和連接您的視訊會議孤島到公共互聯網的產品。這產品同時也需讓您輕易地在任何時間、地點和設備上進行視訊會議以及保護您的網路免受外來的威脅和攻擊。

 

* 顧能 (Gartner) 「充份利用現有視訊會議投資的最佳做法」Scott Morrison 和 Robert F. Mason, 2009年

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